De algemene vergadering van mede-eigendom of mede-eigenaars, is een essentieel orgaan voor de werking van elk gebouw in mede-eigendom. Elk jaar komen alle mede-eigenaars samen om belangrijke beslissingen te nemen over het beheer en de toekomst van hun gebouw.
Agendapunten algemene vergadering mede-eigendom
Tijdens deze jaarlijkse vergadering worden beslissingen genomen over het beheer van het gebouw:
onderhoud en renovatie van het gebouw
aanpassingen in het huishoudelijk reglement
aanstelling van een nieuwe syndicus en commissaris van de rekeningen
het beheer van gemeenschappelijke financiële middelen
lopende contracten evalueren
het goedkeuren van de jaarrekening
Hoewel de aanwezigheid van mede-eigenaars niet verplicht is, kunnen zij wel meestemmen over de agendapunten. Als je zelf iets wilt aankaarten, dien je dit schriftelijk minstens drie weken voor de algemene vergadering aan je syndicus door te geven.
Wanneer wordt een algemene vergadering gehouden?
De syndicus is verplicht om elk jaar een algemene vergadering samen te roepen tijdens de 15-dagenperiode die vastligt in het reglement van interne orde. Dit kan zowel fysiek als online, afhankelijk van wat er in de oproeping vermeld staat.
Wanneer er dringende beslissingen moeten worden genomen, kan de syndicus, bovenop de jaarlijkse vergadering, een bijzondere algemene vergadering bijeenroepen. Dit kan gebeuren na verzoek van één of meer mede-eigenaars die ten minste 1/5 van de aandelen in de gemene delen bezitten. Andere partijen kunnen ook initiatief nemen:
mede-eigenaars: als de syndicus niet ingaat op het verzoek tot het bijeenroepen van een bijzondere algemene vergadering
raad van mede-eigendom
de voorzitter van de laatste algemene vergadering
één of meer mede-eigenaars: indien er geen syndicus is na ontslag
vrederechter: op verzoek van een mede-eigenaar wanneer de syndicus geen algemene vergadering bijeenroept
Moet je als eigenaar verplicht aanwezig zijn op de algemene vergadering?
Als mede-eigenaar ben je niet verplicht om persoonlijk aanwezig te zijn tijdens de jaarlijkse algemene vergadering van mede-eigendom. Je kan ook een vertegenwoordiger aanduiden via volmacht. Hij of zij hoeft niet in het gebouw te wonen of eigenaar te zijn.
Let wel op, algemene vergaderingen zijn enkel geldig als er ten minste de helft van de mede-eigenaars (of hun vertegenwoordigers via volmacht) aanwezig is, met ook minstens de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen. Er is een uitzondering: wanneer er 3/4 van de aandelen in de gemeenschappelijke delen aanwezig zijn, is er geen meerderheid van de eigenaars nodig.
Wanneer er onvoldoende eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd zijn, zal er binnen 15 dagen een tweede algemene vergadering worden bijeengeroepen.
Hoe verloopt een algemene vergadering?
Tijdens een algemene vergadering van mede-eigenaars komen de volgende stappen aan bod:
Agendapunten: De syndicus stelt een agenda op met onderwerpen die besproken moeten worden.
Opening: De voorzitter (lid van de mede-eigendom) opent de vergadering en heet iedereen welkom. Hij of zij leidt de vergadering volgens de procedure.
Bespreking agendapunten: Elk agendapunt wordt behandeld. Mede-eigenaars kunnen vragen stellen, discussiëren en beslissingen nemen.
Stemming: Bij beslissingen wordt gestemd.
Sluiting: De vergadering eindigt met het ondertekenen van de notulen door de voorzitter, de secretaris en de nog aanwezige mede-eigenaars. De secretaris is vaak ook de syndicus, die verantwoordelijk is voor het opstellen en verspreiden van de notulen.
Stemming tijdens de algemene vergadering
Elke mede-eigenaar heeft een aantal stemmen afhankelijk van zijn of haar aandeel in de gemeenschappelijke delen en de grootte van het privatief deel. Hoe groter de oppervlakte van je appartement, hoe groter jouw financiële aandeel in investeringen, en dus ook hoe zwaarder jouw stem weegt tijdens deze vergadering.
Per beslissing zijn er specifieke meerderheidsvereisten:
50% + 1 stem: voor lopende beslissingen
75% meerderheid: structurele werkzaamheden van de gemeenschappelijke delen
80% meerderheid: het opbouwen van het gebouw of het repareren van een zwaar beschadigd gedeelte, het veranderen van de regels over de gemeenschappelijke delen of het wijzigen van de rechten van de mede-eigenaren.
Eenparigheid van stemmen vereist voor de wederopbouw van een volledig vernield onroerend goed of de wijziging van de mede-eigendomsaandelen.
Taak van de syndicus tijdens de algemene vergadering
De syndicus neemt een inhoudelijke rol op zich tijdens de vergadering:
De ondertekening van de aanwezigheidslijst, volmachten verzamelen en het aanwezigheidsquorum nagaan
Agendapunten toelichten en per stembeurt een naamafroeping houden
Stemming optekenen onder toezicht van de secretaris, de stemresultaten berekenen en de uitslag meedelen aan de voorzitter
Bron: Spotto